報告しない部下の心理と対処法：もしかして、怖がらせていませんか？

「指示した業務の進捗状況を報告してくれない…」

「トラブルが大きくなってから報告された」

最近は、こんな悩みを抱える上司が増えているようです。

もしかしたら、部下は上司であるあなたに報告しづらい何かを感じているのかもしれません。

私も以前勤めていた会社の上司が怖くて、トラブルが発生しても上司にバレないようにこっそり処理していた経験があります。

基本的に報告しない理由は以下の４つのどれかです。

今回は、報告しない部下の心理を深掘りし、効果的な対処法を探っていきましょう。

報告しない部下の心理を探る

部下が報告をしてこない理由は様々です。

まずは、その原因を理解することが適切な対応へと繋がります。

報告する必要性を感じていない

目標や現状に対する理解不足、または報告することの重要性を認識していない可能性があります。

主な理由として以下の要因です。

上司に問題というよりは部下の経験不足、もしくは性格的な問題が根底にあります。

報告に心理的な抵抗を感じている

失敗を恐れている

成果が出なかったり、ミスを犯したことを報告することに抵抗があるのかもしれません。

トラブルが大きくなってから、報告されたなんて事も珍しくありません。

上司とのコミュニケーションに不安がある

「怒られたくない」「否定されたくない」という恐怖心から報告をためらっている可能性があります。

自信がなく、報告する内容に不安を感じている部下にこの傾向が強いです。

過去の経験から、上司に相談しづらい雰囲気を感じ取っています。

単純に業務が滞っている

部下の仕事が忙しいだけかもしれません。

• 業務量が多く、報告まで手が回っていない。
• スケジュール管理が苦手で、期限内に業務が完了していない。
• 業務に対する優先順位の認識がズレている。

タスク管理が下手な部下だと目の前の仕事に精一杯で、上司への報告が頭にない場合があります。

部下の進捗管理も上司の仕事なので、定期的に確認はしましょう。

報告しない部下の対処法

部下の心理状態に合わせた適切な対処法をすることが重要です。

報告の必要性を感じていない部下には

「なぜ報告が必要なのか」「報告によって得られるメリット」を丁寧に説明しましょう。

報告の仕方や頻度を具体的に提示することで、行動に移しやすくします。

特に新入社員の場合は、何から報告したら良いかの匙加減がわかっていません。

こまめな声かけで進捗状況を把握し、報告を促しましょう。

報告に心理的な抵抗を感じている部下には

「いつでも相談して良い」という安心感を与えることが大切です。

まずは否定的な言葉遣いは避け、まずは「報告してくれたこと」を褒めましょう。

報告に対して「何でももっと早く報告しなかったんだ！」「要点がわかりにくい」などと返すのはNGです。

報告しやすい雰囲気作りを心がけ、普段からコミュニケーションを密に取ることが重要です。

単純に業務が滞っている部下には

業務量や進捗状況を把握し、必要に応じてサポートしましょう。

タスク管理の方法やスケジュールの立て方を指導するのも有効です。

業務の優先順位を一緒に見直し、適切な指示を心がけましょう。

あれこれと優先させると部下も混乱するので、「これだけは報告して！」と絶対報告して欲しい事柄だけを指示する事も効果的です。

部下が報告しやすくするための方法

どのような情報を、いつまでに、どのように報告するか、具体的な指針を明確化すると部下も迷わなくてすみます。

報告フォーマットの提供

報告書やスプレッドシートなど、使いやすいフォーマットを提供することで、報告作業の負担を軽減します。

項目ごとに書き込むタイプのテンプレートを用意すれば部下の負担も減るでしょう。

報告の頻度調整

週次、日次など、適切な報告頻度を設定し、部下の負担にならないよう配慮します。

基本的には「帰る前に必ず進捗を報告して」と伝えておけば問題ないです。

「問題が発生したら報告して」は、報告しないパターンが多いのでやめておいた方が良いでしょう。

報告しない部下の心理と対処法 まとめ

報告しない部下への対応で最も大切なのは、頭ごなしに叱責するのではなく、なぜ報告しないのかを理解しようと努めることです。

怖い上司、頼りにされない上司と判断されていませんか？

まずは報告・相談しやすい上司を目指しましょう！

こちらから呼びかけるのでなく、業務日報など部下が報告する環境を作るのも良い方法です。

部下との信頼関係を築き、安心して報告できる環境を作ることで、円滑なコミュニケーションと業務の効率化を実現できるでしょう。